Vous souhaitez signer et envoyer des documents en toute confiance ? Seine-et-Yvelines Numérique vous propose la solution de parapheur électronique conçue pour les collectivités territoriales.
Qu’est-ce qu’un parapheur électronique ?
Sécurisé, un parapheur électronique insère une signature électronique dans un document dématérialisé, garantissant ainsi l’identité de l’auteur, sa valeur probatoire et sa traçabilité.
Cette solution simplifie et sécurise les processus de validation et de circulation des documents au sein d’une organisation, offrant des fonctionnalités telles que la création de parapheurs, la gestion de circuits de signature et la possibilité de se connecter avec d’autres outils, tels que des solutions RH ou financières.
L’accompagnement de Seine-et-Yvelines Numérique
Seine-et-Yvelines Numérique a sélectionné la solution de parapheur électronique Lex Enterprise développée par Lex Persona pour ses adhérents. Une offre de service à un tarif adapté, en corrélation avec l’effectif de la population de la commune ou de l’intercommunalité.
Quelles sont les fonctionnalités du parapheur électronique ?
En utilisant l’outil de parapheur électronique, les élus ou agents peuvent signer ou faire signer tous types de documents, ce qui contribue à accélérer les processus de signature.
La signature électronique répond à une variété d’usages, en fonction des besoins : contrats de travail, contrats fournisseurs et devis, documents comptables, etc. Pour faciliter les processus, le parapheur électronique peut se connecter à des solutions tierces en automatisant les circuits de validation et de signature des documents.
La signature électronique garantit l’identité du signataire et l’intégrité du document, néanmoins sa valeur légale dépendra du niveau de signature choisie. Le règlement eIDAS en distingue trois types :
- Signature Électronique Simple : Elle est la forme la plus basique de signature électronique, adaptée pour des documents aux contraintes réglementaires et enjeux financiers faibles.
Exemple : Un agent fait signer une note de frais.
- Signature Électronique Avancée : Elle offre un niveau de sécurité supérieur à la signature simple, approprié pour des documents aux contraintes règlementaires et enjeux financiers modérés.
Exemple : Une association télécharge et remplit un formulaire de demande de subvention en ligne, puis le signe électroniquement en utilisant un code d’accès personnel (PIN) ou une authentification via FranceConnect.
- Signature Électronique Qualifiée : Elle est le niveau de signature électronique le plus élevé en termes de sécurité et de validité légale.
Exemple : Un fournisseur soumet une offre pour un marché public en remplissant le formulaire en ligne, puis signe électroniquement son acte d’engagement en utilisant une signature qualifiée basée sur un certificat électronique.
Chacun de ces types de signature électronique s’adapte à des niveaux différents d’exigence, de sécurité et de conformité légale, offrant ainsi une flexibilité en fonction des besoins. Puisqu’il existe différents niveaux d‘exigence, l’utilisateur du parapheur électronique bénéficie de droits spécifiques : un tableau de synthèse décrit les différents groupes d’utilisateurs et les droits associés.
L’outil proposé par Seine-et-Yvelines Numérique offre la possibilité de réaliser des signatures en interne (par exemple des notes de frais ou des fiches d’objectif) comme à l’externe, tout en proposant l’ajout de signatures de personnes extérieures.
Une solution sécurisée
Seine-et-Yvelines Numérique a sélectionné, pour ses adhérents, un éditeur français, Lex Persona, implanté de longue date sur le secteur public, offrant un hébergement souverain régi par la loi française.
En qualité de société française, conforme au RGPD, toutes les données transitant par les serveurs de Lex Persona sont hébergées en France. L’éditeur n’est pas encadré par le Cloud Act (directive américaine qui autorise les États-Unis à accéder aux données hébergées dans les serveurs d’autres pays, au nom de la protection et de la sécurité de leur pays).
Quelles sont les avantages d'un parapheur électronique ?
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Dématérialisation des processus : Transforme des processus papier en circuits électroniques, réduisant ainsi la dépendance au papier.
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Gain de temps : Accélère les cycles de validation en éliminant les retards liés à la circulation manuelle des documents.
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Réduction de coûts : Diminue les coûts liés à l’impression, à la gestion du papier et aux frais postaux.
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Sécurité : Assure la sécurité des signatures électroniques, garantissant l’authenticité et l’intégrité des documents.
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Traçabilité : Fournit une piste d’audit détaillée, permettant de suivre toutes les actions effectuées sur un document.
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Flexibilité : Accepte des signatures en interne et en externe, y compris en situation de mobilité, facilitant les collaborations entre services internes ou entre administrations.
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Intégration : Se connecte à d’autres outils comme des solutions RH ou financières, améliorant l’efficacité des processus globaux.
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Conformité : Facilite la conformité aux réglementations en vigueur, notamment en matière de signature électronique.
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Accessibilité : Permet d’accéder et de signer des documents de manière sécurisée à partir de n’importe quel appareil connecté à Internet.
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Impact environnemental : Contribue à la réduction de la consommation de papier, favorisant une approche plus respectueuse de l’environnement.
Vous souhaitez dématérialiser vos parapheurs ?