Dématérialisation et Confiance Numérique

Au sein des services territoriaux, le numérique répond à bien des enjeux : renforcer le lien avec les publics, participer à une démarche éco-responsable, maîtriser ses coûts et anticiper les usages de demain.

Partage d’informations avec les citoyens, suivi des procédures sur les marchés publics, communication entre organismes du territoire… Le numérique devient petit à petit le vecteur central des échanges. Validée par le législateur, la valeur des documents électroniques et de démarches numériques encourage la généralisation d’une pratique de plus en plus digitale

Utilisé par les enfants et leurs familles, dans ses déplacements ou au travail, le numérique s’invite naturellement au sein des instances publiques locales

Afin d’accompagner ses adhérents dans leurs démarches, Seine-et-Yvelines Numérique développe une palette de prestations et de projets pour la dématérialisation du service public : dotation de tablettes aux élus, mise à disposition de certificats électroniques et, à l’avenir, généralisation du parapheur électronique et solutions d’archivage numérique. 

Conscient des contraintes des collectivités rurales ou de taille intermédiaire, Seine-et-Yvelines  Numérique développe des démarches en conséquence : cerner les besoins réels, former aux usages numériques, gérer le projet de bout en bout et fournir les certifications nécessaires pour les autorités administratives.

Mieux comprendre la dématérialisation des documents et la confiance numérique

Le numérique participe à la création de la collectivité de demain. Afin d’entrer en douceur dans cette nouvelle ère et de tirer le plein bénéfice de ces technologies, Seine-et-Yvelines Numérique propose quatre solutions :

  • Le certificat électronique qui sécurise les transactions sensibles ;
  • L’allocation de tablettes aux élus pour une meilleure gestion des assemblées délibérantes ;
  • Le parapheur électronique qui automatise les circuits de signature et limite l’usage du papier ;
  • L’archivage numérique

De la création au classement des documents, en passant par leurs modifications et leur approbation, tout se réalise plus simplement.

Qu’apportent ces solutions numériques ?

Les services de sécurisation des documents et des manipulations proposés par Seine-et-Yvelines Numérique répondent à trois objectifs :

  • Désencombrer les espaces, simplifier les process, améliorer les instances ;
  • S’appuyer sur un archivage électronique à valeur probante ;
  • Instaurer la signature électronique tout en assurant son authenticité et sa fiabilité.

Les enjeux de cette dématérialisation étant de simplifier le travail des agents et des élus.

villes adhérentes à la dématérialisation

Les solutions pour les villes adhérentes à la dématérialisation et à la confiance numérique

Selon les besoins, les usages et les objectifs, les communes et intercommunalités disposent de services variés.

 

Le certificat électronique

Destiné aux représentants publics, le certificat électronique est un passeport numérique qui identifie et authentifie une personne physique ou morale. Grâce au certificat électronique, les utilisateurs sécurisent leurs diverses transactions et répondent aux obligations de dématérialisation des collectivités territoriales.

Après avoir été authentifié, l’utilisateur du certificat électronique est rapidement et simplement reconnu, lui facilitant ainsi les transactions sur son outil numérique. 

 

Le parapheur électronique

Le parapheur électronique est un outil numérique qui insère une signature authentifiée dans un document dématérialisé. Sécurisé, il possède la même valeur légale qu’une signature manuscrite

Le parapheur électronique limite la consommation de papier, simplifie les démarches et fait gagner du temps aux élus, comme aux agents. Il s’est avéré être essentiel durant toute la crise sanitaire.

Le parapheur électronique sera prochainement proposé par Seine-et-Yvelines Numérique à ses adhérents.

 

Les tablettes numériques pour les élus

Idéales lors des assemblées, les tablettes pour les élus préconfigurées donnent à voir les documents discutés en séance. Que les réunions se tiennent à distance ou en présentiel, elles sont accompagnées de ces supports pour visualiser les rapports des projets de délibérations, et signer les feuilles d’émargement électroniquement.

Les tablettes sont accessibles depuis un chariot mutualisé ou remises directement aux élus pour un usage individuel selon la demande de la commune. 

Grâce au travail de Seine-et-Yvelines Numérique en amont et durant l’utilisation, les tablettes numériques sécurisées sont pré-connectées, simples à prendre en main et pilotables sans effort

 

L’archivage numérique

Moteur dans la modernisation des services publics, les deux départements des Yvelines et des Hauts-de-Seine encouragent l’archivage électronique. Ils ont missionné Seine-et-Yvelines Numérique en tant qu’opérateur pour développer un système complet, pour leurs besoins propres, puis pour les besoins du bloc communal

Ainsi, des systèmes d’archivage intermédiaire (GED) et définitif à valeur probante (SAE) verront le jour en 2023 ; ils seront utilisés par les Directions des Archives Départementales, puis mis à disposition des communes et EPCI qui le souhaiteront à partir de 2024. Ce SAE garantira l’intégrité des documents dans la durée conformément aux textes qui s’imposent désormais aux collectivités locales.

les enjeux de la dématérialisation dans les services publics

Seine-et-Yvelines Numérique, le conseil des collectivités en dématérialisation

Convaincu des bienfaits du numérique dans la sphère publique, Seine-et-Yvelines Numérique encourage les territoires à engager une transformation digitale. L’opérateur numérique reste conscient de la réalité des collectivités, de leurs habitudes et des difficultés qu’elles peuvent rencontrer dans leurs étapes de la dématérialisation.

Parce que la réponse au besoin réel constitue le plus grand facteur de succès, Seine-et-Yvelines Numérique développe un éventail de services au plus proche des attentes :

  • Accompagnement des établissements publics afin d’établir un diagnostic, réaliser des études et prendre acte des attentes ;
  • Conseils sur l’intégration du numérique dans les processus actuels et information sur son impact organisationnel ;
  • Mise à disposition des compétences et de la méthodologie de projet ;
  • Proposition d’outils en phase avec la dématérialisation du secteur public : les processus métiers, les fichiers et les archives ;
  • Fourniture de solutions de validation et de certification utiles pour créer des dossiers de preuves à utiliser face aux autorités administratives ou judiciaires.

Une palette de services pour intervenir, quel que soit le contexte.