D’ici la fin 2024, SYN’Archives mettra à disposition des collectivités des Hauts-de-Seine et des Yvelines une solution complète d’archivage électronique intermédiaire et définitif, mutualisée et hébergée sur notre territoire. Un projet conduit par Seine-et-Yvelines Numérique, missionné en ce sens par les deux Départements, en lien étroit avec leurs Directions des Archives départementales. A la clé pour les communes, la possibilité de se mettre en conformité à la règlementation grâce à un système d’archivage électronique sécurisé et à un accompagnement métier de leurs équipes.
La gestion des archives numériques, un sujet majeur
Les archives d’une collectivité constituent un bien précieux et sont autant d’informations sensibles qu’il convient de manipuler avec soin. « Cependant, à l’heure actuelle, de nombreux acteurs publics ne sont pas encore très au point sur la conservation de leurs données numériques, même si celles-ci constituent l’or noir de demain. Or sans archives il n’y a pas d’histoire, sans archives il n’y a pas de droit » constate Hélène Guichard-Spica, Directrice des Archives départementales des Yvelines. Qu’il s’agisse de documents liés à un marché public, d’un acte de propriété ou d’un permis de construire, ces archives sont aujourd’hui majoritairement numériques et leur gestion est au cœur des préoccupations de nombreuses communes. « Le code du patrimoine précise que les organismes publics sont tenus de les conserver à des fins de bonne administration, à des fins juridiques et à des fins historiques » ajoute Pierre Chancerel, Directeur des Archives départementales des Hauts-de-Seine. Il est donc nécessaire pour les collectivités de se mettre en conformité, sous peine de se voir sanctionnées, mais aussi, à plus long terme, de perdre la mémoire de leur territoire.
Une solution mutualisée développée avec des communes
Pour autant, s’équiper en propre d’un système d’archivage numérique n’est pas à la portée de toutes les communes. C’est pourquoi l’opérateur Seine-et-Yvelines Numérique s’est vu confier la mission de créer un outil qui soit spécifiquement pensé pour les collectivités, avec l’appui d’un groupe d’utilisateurs constitué des Archives départementales (78 et 92) et de professionnels représentant le bloc communal et intercommunal (municipalités de Bois Colombes, Saint-Quentin-en-Yvelines et Elancourt). « Le système d’archivage électronique SYN’Archives répond à un cahier des charges élaboré en tenant compte de la législation, des normes métiers en matière d’archivage et des contraintes des collectivités » poursuit Pierre Chancerel, dans un contexte où la fiabilité de l’information est devenue un véritable enjeu de société.
Un déploiement avec l’appui des archivistes des Départements
À travers SYN’Archives, Seine-et-Yvelines Numérique propose aux communes une boite à outil, comportant une plateforme électronique sur laquelle stocker et gérer leurs archives définitives. Un système qu’elles vont pouvoir apprendre à utiliser avec l’appui de la communauté d’archivistes des deux Départements, qui met à leur service ses compétences métier. Objectif : déployer ensemble l’archivage électronique sur le territoire, avec l’autonomie et l’indépendance dont ont besoin les acteurs publics. « SYN’Archives va considérablement simplifier les choses et ouvrir grand le champ des possibles » se félicite Hélène Guichard-Spica. L’adoption de la solution donnera aussi un coup d’accélérateur au processus de dématérialisation de l’information déjà engagé dans de nombreuses communes.
Anticiper dès aujourd’hui le passage à SYN’Archives
Concrètement, les collectivités intéressées sont invitées à se rapprocher de Seine-et-Yvelines Numérique dès aujourd’hui pour se mettre sur les rangs. « En effet, même si la plateforme ne sera réellement opérationnelle qu’au début de 2025, le travail de préparation au sein de la collectivité, en amont, est important. Il s’agit en effet d’identifier les ensembles d’archives qui pourront être versés dans le système le jour venu et de les organiser afin de garantir la qualité des données qui seront versées. Sur ce point également, les archivistes des Départements sont là pour accompagner les services municipaux de même que les archivistes du CIG » ajoute Pierre Chancerel.